Pengendalian Manajemen Sumber Data

Di dalam suatu sistem berbasis Teknologi Informasi, pengendalian sumber data (data resource management) yang baik adalah:

• user harus dapat berbagi data (data sharing among users).
• data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimana pun, dan dalam bentuk apapun (sudah tentu dengan aturan akses/wewenang yang jelas).
• Sistem manajemen data harus menjamin adanya sistem sistem penyimpanan yang efisien, tidak terjadi redudancy data, adanya data security, data integrity, dan data independence.
• data harus dapat dimodifikasi dengan mudah (user friendly) oleh yang berwenang sesuai dengan kebutuhan user.

Setiap organisasi tentu mengakui bahwa data merupakan sumber data yang kritis dan harus dikelola dengan baik, karena itu kita mencari cara untuk menangani sistem manajemen data. Solusi teknis ialah dengan database management systems (DBMS) dan data repository systems (DRS). Selain itu diperkenalkan dua peranan keahlian penting, yaitu: data administrator (DA) dan database administrator (DBA). Pengelolaan data dapat baik, harus mencapai tujuan:

• Sharability (kemampuan untuk berbagi); pemakai data yang berbeda dalam satu perusahaan harus diizinkan masuk dan menggunakan data yang sama, mereka tidak perlu memiliki copy dari data yang sama tersebut.
• Availability (ketersediaan); jika data digunakan bersama-sama, maka pemakai harus dapat masuk dan menggunakan data tersebut pada saat dibutuhkan, dari lokasi mereka dan dengan format yang mereka perlukan.
• Evolvability (kemampuan untuk berkembang); fasilitas yang ada untuk mengelola data harus dapat dikembangkan dengan mudah sesuai dengan perubahan yang diperlukan oleh pemakai.
• Integrity (keutuhan dan konsistensi data); jika data digunakan oleh banyak pemakai maka keaslian, keakuratan dan kelengkapan serta konsistensi data harus terpelihara (jangan sampai terdapat data mengenai misalnya seorang pegawai, nama atau alamatnya berbeda antara file satu dengan file lainnya).

Sumber: Gondodiyoto, Sanyoto, Audit Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT, Mitra Wacana Media, 2007.